Treino num ginásio pequeno em Aveiro quando vou lá visitar a família. Há um quadro de cortiça ao lado da receção que me ensinou mais sobre relatórios do que os anos que passei a fazê-los. Vou contar-te porquê, porque aposto que também tens um “quadro” destes em casa. Só que o teu custa-te um serão por semana.
O ginásio é do Pedro, 44 anos, antigo nadador. Todas as segundas, às 7h, aparece no quadro uma folha A4 com o ranking da semana: quem treinou mais vezes e quem subiu mais lugares. Os sócios param ali antes de irem para o balneário. A Dona Lurdes, de 71 anos, tira uma fotografia quando aparece no top 10 e manda-a para o grupo da família.
Perguntei ao Pedro quanto tempo demorava a fazer aquilo.
“Agora? Zero. Mas, durante três anos, levava-me o domingo à noite inteiro.”
Ele explicou-me. Às 21h, sentava-se à mesa da cozinha com o portátil. Abria o sistema das entradas num separador, a aplicação das aulas noutro e a folha do desafio dos passos noutro. Copiava números para uma tabela, confirmava nomes escritos de maneiras diferentes, escrevia duas linhas de destaque e imprimia. A mulher chamava-lhe “o relatório do jantar frio”.
Em três anos, falhou uma vez. Foi ao casamento da irmã, em Viseu, num sábado. Chegou a casa no domingo à meia-noite e adormeceu no sofá.
Na segunda-feira, às 7h10, a Sónia, que está na receção, mandou-lhe uma mensagem:
“Pedro, o quadro? Já tenho aqui três pessoas a perguntar. O Sr. Abílio diz que esta semana ia ser dele.”
Às 8h já eram oito pessoas. Ninguém se queixou do chuveiro nem do preço. Queixaram-se da folha que não estava na parede.
“Foi aí que percebi”, disse-me ele. “Eu achava que vendia máquinas e aulas. Vendia o quadro. E o quadro dependia de eu estar acordado a um domingo.”
Na semana seguinte, fez uma coisa pequena. Programou a recolha automática dos números para as 6h de segunda-feira, a partir dos três sítios onde já estavam. Programou também o texto dos destaques, escrito na mesma voz que usava nos seus: “A Dona Lurdes subiu catorze lugares. Alguém lhe pergunte o que andou a comer.” O relatório completo chega-lhe por email às 6h05. O top 10 aparece no grupo dos sócios às 6h06. Uma cópia fica guardada numa pasta, semana após semana, para perceber quem anda a crescer. A Sónia só tem de imprimir a folha e prendê-la com dois pionés.
“E o Sr. Abílio?”, perguntei.
“Ganhou na semana seguinte. Disse que foi por justiça.”
O Pedro continua a ler o relatório todas as segundas, enquanto bebe o café. Só deixou de o fabricar.
No teu negócio é igual
Tens um quadro de cortiça. Pode chamar-se relatório semanal para os clientes da agência, resumo da atividade da comunidade, números de segunda-feira para a equipa ou ponto de situação para o sócio. É aquela coisa que toda a gente espera e que, quando falha, toda a gente nota.
E tens um domingo à noite. Alguém abre cinco separadores, copia números para uma tabela, confirma nomes, escreve duas linhas de destaque e carrega em enviar. Às vezes, és tu. Outras vezes, é a pessoa mais cara da equipa, ocupada com trabalho de copiar e colar.
Repara no que isto te custa. Um serão por semana dá perto de cem horas por ano. Um relatório que sai atrasado dá um cliente a ligar para perguntar por ele. E um cliente que tem de perguntar já começou a duvidar. A semana em que o relatório não sai nunca é esquecida, mesmo que tenhas feito tudo o resto bem.
Quando passa a sair sozinho, os números são recolhidos onde já estão, à hora que escolheres. O texto dos destaques é escrito com a tua voz, porque foste tu que deste o modelo. O relatório completo chega-te por email, o resumo chega a quem só quer o resumo e fica uma cópia guardada para comparares os meses. Tu lês com o café e decides o que fazer. Deixas de ser a pessoa que fabrica a folha.
Para veres como isto se monta
Este relatório, que sai sozinho à hora marcada, é uma das cem automações da Fluxoteca, a minha biblioteca de fluxos prontos a usar. Neste fluxo, os dados vêm do ranking público de uma comunidade. Mas o esqueleto serve para qualquer relatório periódico feito a partir de números que já existem noutro sítio: os dos teus clientes ou os da tua aplicação.
Antes de decidires seja o que for, abre os dois fluxos grátis. Vais perceber como as peças encaixam e se isto é para ti.
Ver os dois fluxos grátis da Fluxoteca →
E responde a este email com uma coisa só: qual é o teu “quadro de cortiça” e quantas horas por semana demoras a fabricá-lo. Leio todas as respostas, uma a uma. É o número que melhor me diz para onde anda a fugir o teu domingo.
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